Post Views: 825
ΣΗΔΕ
Πως μπορώ να υπογράψω μαζικά έγγραφα?
Επιλέγοντας (αριστερά στην αντίστοιχη γραμμή του καταλόγου εγγράφων) το check box των εγγράφων που θέλουμε μαζικά να υπογράψουμε και κατόπιν πηγαίνουμε στις Ενέργειες και πατάμε Υπογραφή. (Η συγκεκριμένη δυνατότητα γίνεται μόνο όταν υπογράφουμε συστημικά. Σε περίπτωση που θέλουμε να υπογράψουμε με προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή, υπογράφεται μόνο το πρώτο από τα επιλεγμένα έγγραφα).
Πως μπορώ να κάνω μαζική αρχειοθέτηση?
Επιλέγοντας (αριστερά στην αντίστοιχη γραμμή του καταλόγου εγγράφων) το check box των εγγράφων που θέλουμε μαζικά να αρχειοθετήσουμε και κατόπιν πηγαίνουμε στις Ενέργειες και πατάμε Αρχειοθέτηση. Κατόπιν επιλέγουμε το φάκελο/φακέλους στον/στους οποίο/οποίους θέλουμε να υπάρχουν τα έγγραφά μας.
Πώς μπορώ να κάνω ορθή επανάληψη ενός εγγράφου?
Αρχικά έχω δημιουργήσει το νέο έγγραφο (της Ορθής Επανάληψης) στον Η/Υ μου, όπου με bold & underline επισημαίνω το/α σημείο/α στα οποία έγιναν οι αλλαγές. Δεν γράφω πάνω δεξιά την ένδειξη Ορθή Επανάληψη (θα αποτυπωθεί αυτόματα στο νέο – ορθό έγγραφο). Κατόπιν επιλέγω στο ΣΗΔΕ το εξερχόμενο έγγραφο στο οποίο χρειάζεται να προχωρήσω σε Ορθή Επανάληψη. Επιλέγοντας (δεξιά στο μενού Ενέργειες) την Ορθή Επανάληψη, εμφανίζεται ένα pop up window το οποίο αναφέρει πως θα προκύψει ένα νέο έγγραφο, ως Ορθή Επανάληψη του παρόντος και κάνω κλικ στο Ορθή Επανάληψη. Ανεβάζω το νέο έγγραφο και εφόσον επιθυμώ – έχουμε τη δυνατότητα να επεξεργαστούμε τις καρτέλες του εγγράφου (π.χ. Διανομή, υπογραφές κλπ) και πατάμε αποθήκευση. Συνεχίζουμε τη γνωστή διαδικασία των υπογραφών και της διανομής ενός εξερχόμενου εγγράφου
Πώς γίνεται η δημοσίευση στο ΔΙΑΥΓΕΙΑ μέσα από το ΣΗΔΕ?
Για τη διαδικασία Δημοσίευσης στο Διαύγεια, θα πρέπει προτού ο εισηγητής προχωρήσει στην υπογραφή του εγγράφου και στην αποστολή προς υπογραφή προς τον επόμενο αρμόδιο του να έχει συμπληρώσει στις καρτέλες: Είδος, Δημοσιεύσεις, Θεματικές Κατηγορίες τα απαραίτητα πεδία, ήτοι το είδος του Εγγράφου (π.χ. Απόφαση), Υποχρέωση Δημοσίευσης – στο Διαύγεια και αντίστοιχα τη Θεματική Κατηγορία . Μετά την τελική υπογραφή του εγγράφου και πριν την Αποστολή του, ο εισηγητής θα πρέπει να επιλέξει από το μενού Ενέργειες (κάτω δεξιά) το Δημοσίευση στο Διαύγεια. Σε περίπτωση συνημμένων αρχείων εμφανίζεται ένα pop up window στο οποίο μπορεί να επιλέξει ή μη να αναρτηθούν και τα συνημμένα αρχεία. Προσοχή: Για να είναι ενεργοποιημένη η επιλογή της Δημοσίευσης στο Διαύγεια θα πρέπει απαραιτήτως ο εισηγητής να έχει συμπληρώσει τα πεδία των παραπάνω καρτελών.
Microsoft Teams
Τι είναι το Microsoft Teams;
Είναι μια πλατφόρμα συνεργασίας που συνδυάζει συνομιλία, βιντεοκλήσεις, κοινή χρήση αρχείων και εργαλεία ομαδικής εργασίας.
Πώς συνδέομαι στο Microsoft Teams;
Μέσω του https://teams.microsoft.com ή της εφαρμογής Teams, χρησιμοποιώντας το λογαριασμό της Περιφέρειας Στερεάς Ελλάδας.
Πώς δημιουργώ μια νέα ομάδα;
Από την καρτέλα Ομάδες → Συμμετοχή ή δημιουργία ομάδας → Δημιουργία ομάδας → Προσθήκη μελών.
Διαφορά “Ομάδας” και “Καναλιού”
Η Ομάδα είναι το σύνολο των μελών, ενώ το Κανάλι είναι θεματικός χώρος συζήτησης μέσα στην ομάδα.
Πώς στέλνω μήνυμα;
Μέσω Συνομιλιών (ιδιωτικό μήνυμα) ή μέσα σε Κανάλι (δημόσιο μήνυμα προς όλα τα μέλη).
Πώς πραγματοποιώ βιντεοκλήση/σύσκεψη;
Από το εικονίδιο κάμερας σε συνομιλία ή μέσω του Ημερολογίου (Calendar) για προγραμματισμένες συναντήσεις.
Πώς μοιράζομαι αρχεία;
Ανέβασε αρχεία στην καρτέλα Αρχεία (Files) ενός καναλιού ή σε ιδιωτική συνομιλία. Αποθηκεύονται στο SharePoint/OneDrive.
Πώς ρυθμίζω τις ειδοποιήσεις;
Από Microsoft Teams→Ρυθμίσεις → Ειδοποιήσεις, μπορείς να επιλέξεις ποιες ειδοποιήσεις να λαμβάνεις.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω την εφαρμογή από κινητό;
Ναι, υπάρχει εφαρμογή για Android και iOS με πλήρη λειτουργικότητα.
Πώς καταγράφω μια σύσκεψη;
Η καταγραφή της σύσκεψης μπορεί να γίνει μόνο τους οργανωτές, διοργανωτές ή εξουσιοδοτημένα μέλη: ••• → Έναρξη εγγραφής (Start recording). Αποθήκευση σε OneDrive/Stream.
Τι κάνω αν δεν λειτουργεί ήχος/κάμερα;
Έλεγξε τις Ρυθμίσεις συσκευών, δώσε δικαιώματα πρόσβασης και δοκίμασε επανεκκίνηση της εφαρμογής.
Ψηφιακά Πιστοποιητικά
Δεν λειτουργεί το Websign, τι εναλλακτική λύση υπάρχει?
Στην περίπτωση που για κάποιο λόγο δεν λειτουργεί η πλατφόρμα του Websign μπορείτε να υπογράψετε μέσα από την πλατφόρμα του DocuSign
Ξέχασα τον κωδικό πρόσβασής μου, μπορώ να τον επαναφέρω;
Στην περίπτωση που ξεχαστεί ο κωδικός εισόδου για την πλατφόρμα websign είναι αδύνατη η ανάκτηση ή η επαναφορά του. Αυτό συμβαίνει διότι η πλατφόρμα websign κρατά τους κωδικούς των χρηστών της μόνο σε κρυπτογραφημένη μορφή και δεν έχει κάποιος διαχειριστής τη δυνατότητα να τον αρχικοποιήσει
Δεν λαμβάνω email με κωδικό OTP, τι ευθύνεται;
Ελέγξτε πρώτα μήπως το email με τον κωδικό έχει πάει στον φάκελο με την ανεπιθύμητη αλληλογραφία ( spam ). Στην περίπτωση που απλώς καθυστερεί να ληφθεί το EMAIL, ευθύνεται ο email server όπου ανήκει ο λογαριασμός σας.
Έχω αρχείο τύπου WORD ή EXCEL, μπορώ να το υπογράψω;
Από τις 3/4/2024, τα αρχεία word υπογράφονται χωρίς την προϋπόθεση ύπαρξης signature line.Το υπογεγγραμένο έγγραφο (.docx ή .xlsx) φέρει τη ψηφιακή του υπογραφή στο Signature Panel του εγγράφου.Η μετάβαση στο signature panel του εγγράφου γίνεται με τις διαδοχικές επλογές ( Αρχείο -> Πληροφορίες -> Προβολή υπογραφών -> Λεπτομέρειες υπογραφής) εντός του αρχείου word ή excel.
Έχω ένα έγγραφο PDF υπογεγραμμένο από άλλο άτομο. Μπορώ να προσθέσω και τη δική μου υπογραφή;
Τα ψηφιακά υπογεγραμμένα έγγραφα PDF μπορούν να υπογραφούν και από την εφαρμογή websign εάν πληρούνται οι παρακάτω προϋποθέσεις:
α. Το έγγραφο δεν είναι κλειδωμένο από τον συγγραφέα του. ( Αν ένα pdf είναι κλειδωμένο εμφανίζεται ένα λουκέτο όταν το ανοίγουμε με κάποιον reader π.χ. Acrobat Reader )
β. Οι ψηφιακές υπογραφές που υπάρχουν πάνω στο έγγραφο είναι έγκυρες.
α. Το έγγραφο δεν είναι κλειδωμένο από τον συγγραφέα του. ( Αν ένα pdf είναι κλειδωμένο εμφανίζεται ένα λουκέτο όταν το ανοίγουμε με κάποιον reader π.χ. Acrobat Reader )
β. Οι ψηφιακές υπογραφές που υπάρχουν πάνω στο έγγραφο είναι έγκυρες.
Πώς υπογράφω έγγραφα σε κάθε σελίδα (μονογραφή);
Η ψηφιακή υπογραφή χρειάζεται να μπει μόνο μια φορά και κλειδώνει το σύνολο (όλες τις σελίδες ) του εγγράφου.
Ποιο είναι το μέγιστο επιτρεπτό μέγεθος αρχείου προς υπογραφή;
Στην ελληνική έκδοση της εφαρμογής θέσης ψηφιακής υπογραφής, το μέγιστο επιτρεπτό μέγεθος αρχείου είναι τα 300MB
ΔΙΑΥΓΕΙΑ
Πώς μπορώ να κάνω αίτημα ανάκλησης μιας πράξης στο ΔΙΑΥΓΕΙΑ?
Αρχικά ο ενδιαφερόμενος μπαίνει με τον λογαριασμό του (5013_ΧΧΧ) στο πρόγραμμα ΔΙΑΥΓΕΙΑ και αναζητά την πράξη. Κατόπιν στο πεδίο Ενέργειες επιλέγει αίτημα Ανάκλησης. Το αίτημα για ανάκληση γίνεται από τους Κεντρικούς Διαχειριστές του ΔΙΑΥΓΕΙΑ και όχι από τον Διαχειριστή του φορέα.
Σε ποιες περιπτώσεις γίνεται δεκτή η ανάκληση μιας ανάρτησης?
Πρέπει υποχρεωτικά να συντρέχει μία από τις παρακάτω περιπτώσεις λάθους στην ανάρτηση του σχετικού εγγράφου:
1. Ύπαρξη ευαίσθητων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα όπως αυτά ορίζονται στην κείμενη νομοθεσία και με την επιφύλαξη των κρατικών απορρήτων όπως προβλέπονται από την κείμενη νομοθεσία, των κανόνων πνευματικής και βιομηχανικής ιδιοκτησίας, καθώς και εταιρικού ή άλλου απορρήτου που προβλέπεται από ειδικότερες διατάξεις. Σε αυτή την περίπτωση πρέπει να αναφέρεται υποχρεωτικά το είδος του απόρρητου η προστασία του οποίου ζητείται, στην αιτιολογία του αιτήματος ανάκλησης της ανάρτησης.
2. Ανάρτηση εντελώς λανθασμένου εγγράφου. Διευκρινίζεται ότι «εντελώς λανθασμένο έγγραφο» εννοείται άλλο είδος εγγράφου (πχ. έγγραφο σύμβασης αντί για πρόσληψης) και όχι έγγραφο με λάθη. Σε αυτή την περίπτωση πρέπει να αναφέρεται υποχρεωτικά το είδος του εγγράφου που λανθασμένα αναρτήθηκε καθώς και το είδος του εγγράφου που έπρεπε ορθώς να αναρτηθεί, στην αιτιολογία του αιτήματος ανάκλησης της ανάρτησης.
3. Πολλαπλή ανάρτηση του ίδιου ακριβώς εγγράφου, λόγω τεχνικού προβλήματος. Σε αυτή την περίπτωση πρέπει να αναφέρεται υποχρεωτικά ο ΑΔΑ της αρχικής, ισχύουσας ανάρτησης, στην αιτιολογία του αιτήματος ανάκλησης της ανάρτησης. Οδηγία Ανάκλησης Αναρτήσεων Προγράμματος Διαύγεια (εγκύκλιος 41976/9-11-2018)
Σε ποιες περιπτώσεις η ανάκληση ανάρτησης δεν επιτρέπεται?
Όταν:
- Υπάρχει λάθος διοικητικό, ορθογραφικό ή/και συντακτικό στο έγγραφο,
- Υπάρχει λάθος στα μεταδεδομένα,
- Παύει να ισχύει ή ανακαλείται ή ακυρώνεται ή δεν εγκρίνεται, διοικητικά (και όχι για τεχνικούς λόγους), αναρτηθείσα πράξη.
Στις παραπάνω περιπτώσεις, το ζήτημα δυνητικά επιλύεται αναλόγως:
- είτε με ορθή επανάληψη του εγγράφου
- είτε με διόρθωση από τον διαχειριστή του φορέα για τα μεταδεδομένα που επιτρέπεται,
- είτε με έκδοση νέας απόφασης και εκ νέου ανάρτηση με ταυτόχρονη σύνδεση με τον προηγούμενο ΑΔΑ της αναρτηθείσας πράξης.